Šest najučestalijih grešaka koje čine provoditelji EU projekata

Finger on the bottons

1. Komunikacija krivim sredstvima/ad-hoc strategija
Budući da se projektni prijedlozi pišu skoro godinu i pol prije nego (i ako) projekt krene u provedbu, često je teško predvidjeti koji će komunikacijski alati biti najbolji za pojedine ciljne skupine. Primjerice, ukoliko su poljoprivrednici ciljana skupina, a projekt se provodi tijekom ljetnih mjeseci, letci će vjerojatno biti loš izbor za komunikaciju s njima, jer će većinu vremena poljoprivrednici provoditi u radu na zemlji. Međutim, ako se projekt provodi tijekom zimskih mjeseci, poljoprivrednici će imati više slobodnog vremena, pa će ih biti moguće obavijestiti o projektu putem letaka, jer je vrlo vjerojatno da će iskoristiti slobodno vrijeme kako bi obišli potporne organizacije u potrazi za korisnim informacijama. Zato je važno odabrati ispravne komunikacijske alate, ali i dovoljno unaprijed pripremiti strateški plan za njihovu upotrebu.

2. Zanemarivanje EU smjernica
Osim što o organizaciji može ostaviti loš dojam, korištenje logotipa EU s 8, 9, 10 ili 11 zvjezdica na zastavi, umjesto 12, koliko ih ondje treba biti, može organizaciju koštati nepriznavanja troška vidljivosti i povrata odobrenih financijskh sredstava. Isto tako važno je shvatiti da gotovo svaki EU fond ima svoja pravila o vidljivosti, koja jesu komplementarna s “glavnim” pravilima, ali imaju neke svoje posebnosti o kojima je također potrebno voditi računa. To primjerice može biti pravilan smještaj logotipa EU na promotivni materijal, pravilan smještaj komunikacijskih elemenata EU fonda na komunikacijske alate…

3. Loše budžetiranje
Prilikom pisanja projekta korisnik može zanemariti činjenicu da je potrebno učinkovito komunicirati s velikom skupinom potencijalnih korisnika projekta. Tada se događa da u budžetu ne predvidi sve potrebne komunikacijske alate ili podcjeni troškove produkcije željenih alata. Takve greške dolaze do izražaja tijekom provedbe projekta, kada se pokaže da na tržištu ne postoje tvrtke koje bi bile u stanju s raspoloživim sredstvima proizvesti tražene učinke.

4. Loše definiranje kriterija za odabir agencije
Svaka agencija specijalizirana je za jedan vid marketinga/promocije ili komunikacje i na tržištu je malo onih koje su u stanju kvalitetno objediniti sve alate koji mogu biti korišteni u svrhu projektne vidljivosti. Agencija specijalizirana za PR ne mora ujedno biti u mogućnosti kvalitetno odraditi dizajn promotivnih materijala. Agencija specijalizirana za dizajn, ne mora biti u mogućnosti kvalitetno odraditi tisak ili video produkciju… Zato je važno dobro istražiti tržište, vidjeti koje su kvalifikacije i specijalizacije pojedine agencije i onda dobivene informacije uskladiti s projektnim potrebama.

5. Kriva procjena vlastitih resursa za izradu promotivnih sadržaja

Ovo je jedna od najučestalijih grešaka i često vodi nepotrebnom gubitku vremena za provedbu projekta, frustracijama i loše odrađenoj aktivnosti vidljivosti. Provoditelj projekta u budžetu je predvidio izradu web stranice, ali ne i izradu sadržaja za web stranicu, misleći da je to jednostavan posao, te da će ga u jednom prijepodnevu odraditi projektni asistent. Međutim kad aktivnost krene, projektni asistent često nije u stanju pribaviti/strukturirati/obraditi/pripremiti potrebne sadržaje, te posao odgađa, neuspješno delegira ili pak prebacuje na tvrtku zaduženu za izradu web stranice, koja sama nema dovoljno znanja iz područja koja se projektom pokrivaju, pa dolazi do zastoja, prebacivanja odgovornosti i u konačnici loše izrađenom web stranicom. Slično se događa i s drugim promo-materijalima, a problem bi se kvalitetno mogao riješiti predviđanjem potrebe za eksternom uslugom izrade sadržaja koji bi na vrijeme bio ukomponiran u komunikacijske alata.

6. Ostavljanje premalo vremena za osmišljavanje poruka/materijala
Čest je slučaj da provoditelji projekata više pažnje i vremena posvete provedbi ostalih projektnih aktivnosti, a projektnu vidljivost ostave po strani i ne pridaju joj dovoljno važnosti. O komunikaciji počnu razmišljati tek kad postanu svjesni da je potrebno okupiti ljude na aktivnosti. To obično bude tjedan dana uoči samog događanja. U toj brzini osmišljavaju se poruke i materijali koji često nisu dovoljno promišljeni, pa njihovi učinici često ne budu na razini očekivanja. Ono o čemu je potrebno voditi računa jest da od dana kad se agenciji da zadatak da osmisli i realizira sredstvo vizualne komunikacije, dok ono ne bude gotovo, treba proći vrijeme da se generiraju ideje, izrade i usvoje prijedlozi, izradi izvedbeno rješenje, a zatim sve to još otiska, doradi i isporuči. Tjedan dana često nije dovoljno za kvalitetan proces.

Boris Munk

Comments are closed.